كيفية تعزيز كفاءة المستودعات: دليل شامل

في ظلّ قطاع اليوم المتغيّر والمتنافس، تُعدّ كفاءة المستودعات أمرًا بالغ الأهمية. قد يشعر العملاء بعدم الرضا بسبب تصميمات التخطيط، والعمليات المتأخرة، والأنظمة القديمة التي تنتظر التصحيح، مما يُشكّل تأخيرًا غير ضروري.

السؤال المهم هو: كيف نحل هذه المشاكل لتعزيز الأداء؟ في هذه المقالة، سنناقش تحديات المستودعات ونحدد أهم المقاييس التي يجب متابعتها. ثم سنناقش الأساليب التي يمكن أن تزيد من كفاءة تشغيل المستودعات بنجاح.

الشكل 1: كفاءة المستودعات

1) ما الذي يسبب كفاءة المستودعات حقًا؟

تؤثر هذه الاختلالات في المستودعات سلبًا على الإيرادات، وتُبطئ تسليم الطلبات، وتُضعف ولاء العملاء وثقتهم، وتُلحق الضرر بعلامتك التجارية بشكل عام، كل ذلك في آنٍ واحد! في هذا القسم، سنناقش التحديات التي تُسبب ضعف الأداء في المستودعات.

i) تخطيط المستودعات غير الفعال

في البداية، إذا لم يكن هناك تخطيط دقيق لمستودعك، فسيضطر الموظفون إلى استخدام طرق أطول للوصول إلى المنتجات أو نقلها. سيؤدي هذا المشي إلى إعاقة تجهيز الطلب في الوقت المحدد. وبالتالي، سيستغرق التغليف والشحن وقتًا أطول أيضًا، مما سيزيد من تكاليف العمالة ويؤخر تسليم البضائع للعملاء.

الشكل 2: تخطيط المستودعات غير الفعال

ii) عدم وجود رؤية للمخزون في الوقت الفعلي

إلى جانب ذلك، يؤدي عدم وجود تحديثات آنية إلى مشاكل أيضًا. على سبيل المثال، وفقًا لمسح كوربر لحالة الشحن والإرجاع، تعاني 70% من شركات التجارة الإلكترونية من نفاد المخزون، وزيادة المبيعات، والتأخير. علاوة على ذلك، يعتقد 43% من تجار التجزئة أن تحسين رؤية المخزون سيُحسّن تجربة العملاء. كما يُعرب 24% من صناع القرار في قطاع التجزئة عن قلقهم بشأن عدم وضوح المخزون. يؤدي نقص المخزون إلى طلب العملاء سلعًا غير متوفرة، مما يُسبب الإزعاج وخسارة المبيعات.

ثالثا) التكنولوجيا القديمة

علاوة على ذلك، فإن العمل بأنظمة سابقة أو معالجة أنشطة العمل يدويًا يزيد من الوقت اللازم لإنجاز مهمة في المستودع. ما يقرب من 40% من الشركات لا تزال لا تستخدم الماسحات الضوئية المتنقلة أو أنظمة مسح الباركود، والتي تتراوح نسبة خطأها بين 18% و40%. كل هذا قد يؤدي إلى المزيد من الأخطاء، وإبطاء سرعة تلبية الطلبات، وزيادة عدد العملاء غير الراضين. 

الشكل 3: التكنولوجيا القديمة في المستودع 

رابعا) قضايا إدارة القوى العاملة

علاوة على ذلك، قد تؤثر المشكلات المتعلقة بإدارة الموظفين سلبًا على عمليات المستودعات. فنقص التدريب المناسب ونقص عدد الموظفين يتسببان في تأخير العمل. هذه العوامل تُقلل الإنتاجية وتزيد الوقت اللازم لإنجاز المهام اليومية، ما يؤدي إلى انخفاض مستويات إنجاز الطلبات ورضا العملاء.

v) التقلبات الموسمية أو تقلبات الطلب

أخيرًا، قد يزداد طلب العملاء فجأةً خلال العطلات والتخفيضات. إذا لم تكن مستعدًا، فقد يُثقل هذا كاهل مستودعك ويُضعف قدرتك على تلبية طلب المخزون، مما يؤدي إلى نفاذ المخزون وتأخيره، مما يؤدي بدوره إلى عدم رضا العملاء. 

من ناحية أخرى، تتمتع الشركات التي تستخدم أنظمة إدارة المخزون الفورية بتجهيزات أفضل. ويمكن لهذه الشركات تقليل نفاذ المخزون بنسبة 30%، والتخزين الزائد بنسبة 20%.

2) المقاييس الرئيسية لتتبع كفاءة المستودعات

لضمان استمرارية العمليات في مستودعك بسلاسة، عليك تقييم أداء مختلف العمليات. سنناقش الآن بعض المقاييس الأكثر أهمية لتتبعها:

• معدل دقة الطلب: يقيس هذا كفاءة عملك في اختيار وتعبئة وشحن الطلبات. وتساهم الكفاءة العالية في تحسين خدمة العملاء وتقليل تكاليف الإرجاع.

• معدل دوران المخزون: بعد ذلك، يُظهر عدد مرات بيع مخزونك. تشير النسبة المرتفعة إلى أن لديك مخزونًا سريع الحركة، بينما تشير النسبة البطيئة إلى فائض في المخزون أو ضعف المبيعات.

• سرعة الالتقاط والتعبئة: يقيس هذا المؤشر سرعة فريقك في اختيار العناصر وتجهيزها للشحن. إذا كانت هذه السرعة منخفضة، ففكّر في إعادة تنظيم مخططك أو إعادة تدريب موظفيك.

• مقاييس التسليم في الوقت المحدد: بعد ذلك، يُظهر عدد الطلبات التي تم شحنها خلال المدة المتوقعة أو قبلها. يُعزز هذا المعدل المرتفع ثقة العملاء ويُساعد في تقليل الشكاوى.

• استغلال المساحة: يُطلعك هذا أيضًا على مدى كفاءة استغلال مساحة التخزين المتاحة. كلما كان استغلال المساحة أكثر فعالية، كانت عملية الالتقاط أسرع، وقلت الحاجة إلى مساحة إضافية.

• إنتاجية العمل (الطلبات في الساعة): يتناول هذا التقرير متوسط ​​عدد الطلبات التي يتعامل معها موظف معين خلال ساعة واحدة. وتُعدّ مراقبة هذا التقرير مفيدة لتحديد أوجه القصور في التدريب، بالإضافة إلى تحديد الفجوات في سير العمل..

3) طرق تعزيز كفاءة المستودعات

لتحسين الكفاءة التشغيلية لمستودعك، من الضروري اعتماد تقنيات مناسبة تُحسّن سير العمل. سنناقش هنا بعض النصائح التي تُحسّن كفاءة مستودعك بشكل كبير:

i) تحسين تخطيط المستودعات

ابدأ بمراجعة مخططك باستخدام تحليل المخزون ABC. هذا يعني أن العناصر الأكثر استخدامًا (العناصر A) هي الأقرب إلى محطات التعبئة. بعد ذلك، خزّن المخزون بشكل منطقي حتى لا يضطر العمال إلى السير لمسافات طويلة. صنّف جميع الرفوف بوضوح ليسهل تحديد موقع جميع العناصر. هذه التعديلات تُسهّل عملية التجميع وتُخفّض التكاليف.

الشكل 4: تحسين تخطيط المستودع

على سبيل المثال، تستخدم أمازون نظام جرد غير منظم، حيث تضع المنتجات أينما تتوفر مساحة خالية، لكن برنامجها يعرف مكان كل شيء. هذا يقلل مسافة المشي ويزيد من كفاءة عملية الالتقاط.

ii) تنفيذ نظام إدارة المخازن (WMS)

بعد ذلك، استخدم نظام إدارة المستودعات (WMS) لأتمتة تتبع مخزوناتك. فهو يقلل من الأخطاء البشرية ويوفر مستوى مخزون دقيقًا في الوقت الفعلي. هذا يُبسط معالجة الطلبات وإعادة تخزين المنتجات بسرعة. استخدم لوحات المعلومات الآلية لمراقبة العمليات بسهولة وفي الوقت الفعلي. 

الشكل 5: نظام إدارة المستودعات

على سبيل المثال، تشهد المؤسسات التي تستخدم نظام إدارة المستودعات زيادة بنسبة 25% في دقة المخزون وتحسنًا بنسبة 30% في أوقات معالجة الطلبات.

ثالثا) تدريب وتمكين الموظفين

ثم، ركّز على التدريب. تضمن عملية الإدماج الفعّالة اندماج الموظفين الجدد بسلاسة في المؤسسة. تأكد من تدريب الموظفين على إدارة مهام متعددة، مما يُمكّن من استمرارية سير العمل خلال فترات الذروة. حفّز الموظفين بحوافز كالمكافآت أو التقدير لمكافأة روح الفريق الخاملة. 

بالإضافة إلى ذلك، قاموا بتحسين دقة الالتقاط وبالتالي تقليص وقت التكامل بنسبة 50%.

رابعا) تبني الأتمتة والروبوتات

بالإضافة إلى ذلك، فكّر في أتمتة أنشطة مثل الالتقاط والتعبئة والفرز. هذا يقلل الأخطاء ويوفر الوقت. يمكنك أيضًا دمج المركبات الموجهة آليًا (AGV) والناقلات والأذرع الروبوتية. ابدأ بالتنفيذ على نطاق صغير، وتابع عائد استثمارك، ثم وسّع نطاقه.

الشكل 6: تبني الأتمتة والروبوتات

على سبيل المثال، يستخدم أوكادو، وهو سوبر ماركت إلكتروني مقره المملكة المتحدة، نظامًا آليًا قادرًا على استلام مشتريات البقالة في أقل من خمس دقائق. وتشهد المستودعات التي طبقت الأتمتة استلامًا أسرع للطلبات بنسبة تصل إلى 5%، وانخفاضًا في أخطاء الاستلام بنسبة 70%.

v) تحسين دقة المخزون

يجب أيضًا تتبع المنتجات بدقة من خلال الباركود وبطاقات تحديد الترددات الراديوية (RFID). يساعد الكشف المبكر عن الأخطاء من خلال عمليات العد الدورية المنتظمة على تجنب إغلاق المخزون بالكامل. كما يقلل من فائض المخزون ونفاده بفضل البيانات اللحظية. على سبيل المثال، تستخدم وول مارت تقنية تحديد الترددات الراديوية (RFID) لمراقبة المخزون في متاجر البيع بالتجزئة والمستودعات. وقد ساهم ذلك في تقليل حالات نفاد المخزون، وتحسين دقة المبيعات والمخزون إلى 99%.

الشكل 7: تحسين دقة المخزون

السادس) تبسيط عملية الاستلام والشحن

بعد ذلك، حافظ على خطة توجيه فعّالة لجدولة الشحنات على الأرصفة لتجنب أي تأخير. بالإضافة إلى ذلك، وزّع ماسحات ضوئية متنقلة على الموظفين لتسريع عملية فحص البضائع الواردة. رتّب المحطات بحيث تتم جميع عمليات التغليف والشحن في خطوة واحدة. 

على سبيل المثال، تستخدم فيديكس أجهزة مسح ضوئي متنقلة، إلى جانب جدولة الشحنات، كوسيلة لتسريع معالجة طرودها. وقد أدى ذلك إلى تقليص وقت المعالجة بنسبة 30%، مما ساهم بشكل أكبر في الالتزام بالمواعيد النهائية للشحن.

الشكل 8: تبسيط عملية الاستلام والشحن

7) تعزيز التواصل والتعاون

بالإضافة إلى ذلك، استخدم تقنيات تُمكّن الموظفين من التواصل الفوري، مثل أجهزة الاتصال اللاسلكي أو التطبيقات ذات الصلة. قدّم لموظفيك تقارير أداء، وشاركهم النجاحات، وأبلغهم بنتائج عملهم. كما نظّم جلسات يومية لحل المشكلات وتقديم الملاحظات. على سبيل المثال، تستخدم شركة زابوس أنظمة اتصال داخلية لإدارة تنسيق الفريق وإدارة الطلبات في آنٍ واحد.

الشكل 9: تعزيز التواصل 

viii) تحليل العمليات وتحسينها

راقب عملياتك التجارية وفقًا للمقاييس المحددة لدقة الطلبات ومعدل الاستلام (مؤشرات الأداء الرئيسية). حدد مواطن التأخير من خلال تحليل حركة الوقت، ثم طبّق استراتيجيات تخزين مرنة لتقليل الهدر مع زيادة سرعة العمليات الإجمالية. يمكن للمستودع المنظم جيدًا أن يساعد في التخلص من ما يصل إلى 40% من العمليات المُهدرة.

ix) تحليل العمليات وتحسينها

تأكد من مراعاة السلامة. وفّر برامج تدريبية كافية لتوعية الموظفين بكيفية تقليل الإصابات. بالإضافة إلى ذلك، اشترِ معدات تُعزز وضعية الجسم المثالية وتُقلل من التعب. تُقلل عمليات التفتيش الدورية للسلامة من الحوادث المحتملة قبل وقوعها، مما يُقلل من إصابات العمل ويُعزز إنتاجية الموظفين.

x) التحول إلى اللون الأخضر: اعتماد ممارسات مستدامة

وأخيرًا، وفّر الطاقة باستخدام إضاءة LED وأنظمة تكييف وتدفئة أكثر كفاءة. كذلك، قلّل من النفايات وأعد تدوير مواد التغليف قدر الإمكان. اختيار بدائل شحن صديقة للبيئة يُحسّن صورة العلامة التجارية. على سبيل المثال، تُركّب إيكيا ألواحًا شمسية في مستودعاتها، مما يُقلّل من نفايات التغليف.

الشكل 10: استخدام الإضاءة LED في المستودع

مستخدم Quora سودهير فادكي قال إن نظام إدارة المستودعات (WMS) أداة حديثة لإدارة المخزون، وليس نظامًا محاسبيًا. يتطلب هذا النظام بيانات كاملة عن كل منتج، مثل الحجم والوزن ودرجة حرارة التخزين. كما يجب عليك أيضًا إدخال تفاصيل حول مساحة المنصات ومساحات التخزين.

أوضح أن نظام إدارة المستودعات (WMS) يتبع نظام FIFO بناءً على تواريخ انتهاء الصلاحية. يتتبع النظام الأصناف الواردة من خلال إشعار "وصول البضائع"، مما يساعد على التحقق من الكميات وتسجيل تفاصيل الدفعات وتواريخ انتهاء الصلاحية. تُخزن الأصناف بعد ذلك في مواقع مُرمَّزة. عند صرف المخزون، تُستخدم "بطاقة استلام"، والتي توضح ما يجب استلامه ومن أين، بناءً على نظام FIFO. تُعرض أي أصناف مفقودة في النظام. كما يُساعد نظام إدارة المستودعات (WMS) على حصر المخزون وتتبع المنتجات سريعة أو بطيئة التداول.

وأضاف أن نظام إدارة المستودعات (WMS) قادر على الاتصال بأنظمة الفوترة، مما يُساعد في حساب رسوم التخزين وتتبع المدفوعات. وبشكل عام، أكد سودهير أن نظام إدارة المستودعات (WMS) ضروري للمستودعات الحديثة.

الشكل 11: مراجعة Quora 

وفي الختام

باختصار، الخطوة الأولى لتحسين كفاءة المستودع هي تحديد أسباب التأخير. يمكن تحديد مجالات التحسين من خلال تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية. بعد ذلك، يمكن خفض التكاليف وتسريع العمليات من خلال أساليب ذكية مثل تحسين تصميم المخططات، وزيادة الأتمتة، وتدريب الموظفين. سيؤدي ذلك إلى سير العمليات بسلاسة أكبر. على المدى الطويل، يتيح لك هذا تلبية احتياجات عملائك وتوسيع نطاق أعمالك بمرور الوقت.